Как организовать банкет: советы бывалых устроителей праздников
Оглавление:
Поводов для того, чтобы организовать банкет, предостаточно: свадьба, юбилей, корпоративные праздники и т.д. Устроителям таких мероприятий зачастую приходится нелегко, особенно тем, кто сталкивается с этим впервые. Какие советы дают те, кто делал это неоднократно?
Место, время, компания
Основа успеха практически любого мероприятия — его грамотное планирование. Поэтому первый и самый главный совет тем, кто не знает, как организовать банкет, — начинать готовиться к нему надо как можно раньше. С чем стоит определиться в первую очередь?
- Компания. Многое зависит именно от того, кто соберется на торжественном ужине. Если планируется вечеринка на 20-25 человек, средний возраст которых около 30 лет, то можно подумать о выездном мероприятии. Причем это будет не пикник, а именно банкет, только на свежем воздухе. Для людей постарше, тем более если собирается большой коллектив, нужен просторный зал и развлекательная программа с тамадой.
- Место. Многие считают, что определиться с местом проведения мероприятия сложнее всего. Чтобы эта задача не была неразрешимой, надо учесть время года, повод и первый пункт, т.е. компанию. Когда планируется свадьба, лучше остановиться на небольшом кафе, где никого, кроме «своих», не будет, а вот банкетный зал в кафе или ресторане подойдет для юбилеев и корпоративных праздников. В теплое время года для компании до 20 человек уместна будет и летняя веранда ресторана, а где организовать банкет зимой? Надо выбрать заведение с вместительным гардеробом.
- Время. Сколько будет длиться праздник, на какое время заказывать зал? Это зависит от повода, по которому собираются гости. На свадебный банкет обычно отводят 5-6 часов, назначая его на середину выходного дня. Для корпоративного мероприятия достаточно 3-х часов и проводить его можно вечером в рабочий день.
Когда, наконец, список гостей утвержден, несколько мест проведения торжества просмотрены и время определено, можно переходить к бюджету. Ведь именно на три перечисленных пункта и надо опираться, подсчитывая, сколько денег «съест» банкет.
Еда и напитки
Как правило, рестораны и кафе предлагают уже готовое банкетное меню. Но не стоит спешить с ним соглашаться. Сначала надо рассчитать, сколько закусок, салатов и горячего понадобится в граммах. Ведь нередко оказывается так, что в завершении праздника на столах остается еда. Чтобы не было мучительно больно за бесцельно потраченные деньги, стоит придерживаться таких цифр (на одного человека):
- холодные закуски — 120-150 г,
- горячие закуски — 100-120 г,
- салат — не более 200 г,
- мясо (рыба, птица, морепродукты и т.п.) с гарниром — 250-300 г,
- десерт — 150 г,
- фрукты — 100 г.
Получается, что за вечер гостю предстоит съесть примерно 1 кг еды, а это довольно много. Если кухня выбранного заведения настаивает на большем количестве угощений, то, возможно, стоит воспользоваться услугами другого кафе или ресторана.
В некоторых случаях надо будет позаботиться об отдельном детском меню, так как провести банкет без малышей иногда просто невозможно (например, юбилей, свадьба и т.д.). Если их 4-5 человек и больше, то стоит выделить им отдельный маленький столик и предложить:
- простой салатик,
- пиццу,
- фрукты,
- мороженое,
- сок.
Едва ли ребятишки захотят чего-то еще. А вот взрослые, скорее всего, соком не обойдутся. Количество напитков рассчитать иногда еще сложнее, чем еду. К сожалению, универсальной формулы для этого не существует, но в качестве примера можно взять такие цифры (на 1 взрослого):
- 250 мл водки или другого крепкого напитка,
- 600 мл вина,
- 250 мл шампанского,
- 1-1,5 л минеральной воды,
- 1 л сока.
Это количество напитков предполагает непродолжительное мероприятие в жаркую погоду или продолжительное в прохладную. Для свадеб, которые празднуются в летний зной, количество алкогольных напитков можно увеличить в 1,5-2 раза, а сока и воды — в 3.
То, что необходимо учесть
Организация банкета в ресторане предполагает, что в аренду будет предоставлен зал, а угощения приготовлены и поданы профессиональными официантами. Но это не все, необходимо внести еще несколько пунктов в список того, что надо успеть сделать к предстоящему празднику.
- Музыка. Вариантов не так много: «живое» выступление, диджей или музыка для вечеринки, которая будет проигрываться с электронного носителя. Жанр выбирают в зависимости от компании и повода.
- Оформление. Не исключено, что оформлять зал придется своими руками. Одному человеку справиться с этим будет непросто, поэтому надо заранее распределить обязанности: один закупает шары, другой их надувает, третий развешивает и т.д.
- Сценарий. Его, возможно, тоже надо будет написать самостоятельно, если бюджет не предусматривает обращение к профессионалам. Но можно воспользоваться услугами тамады или ведущего, с которым заранее согласовывают сценарий.
- Фото и видео. Опять же все упирается в деньги. Если средства позволяют, то лучше пригласить специалиста, который не только сделает качественные снимки и видеозапись, но и смонтирует потом фильм или сделает фотоальбом.
- Пригласительные и карточки. Пригласительные, по правилам этикета, рассылают не позднее чем за 2 недели до намеченного мероприятия. А карточки делают, чтобы гости точно знали, где им сесть.
Справиться со всем этим в одиночку практически нереально, поэтому, перед тем как устроить банкет, стоит выбрать инициативную группу (если речь идет о корпоративном празднике) или заручиться поддержкой родственников (когда планируется юбилей или свадьба). Начав подготовку за 1-2 месяца до намеченной даты, вполне можно все успеть.