Кто и когда отмечает день секретаря
Оглавление:
В календаре есть немало профессиональных праздников. Но долгое время в России такой даты не было у людей, занимающихся организационными вопросами компании, ведущих делопроизводство, отвечающих на телефонные звонки, обеспечивающих комфортное пребывание посетителей в офисе и т.п. Так продолжалось до 2005 года.
Где и когда отмечается день секретаря
Существует международный праздник день секретаря, а точнее — профессиональных административных (офисных) работников. Он начал отмечаться в Америке с 1952 года и до сих пор проходит в среду последней полной недели апреля. Появился этот праздник в США, а потом идея распространилась по всему миру, но прижилась не во всех странах. В некоторых государствах дата для чествования административных работников была выбрана другая:
- В Новой Зеландии — последняя среда апреля (вне зависимости от того, на полную неделю она выпадает или нет).
- В Папуа — Новой Гвинее — четвертая пятница апреля.
- В Пакистане — третья среда апреля.
- В Австралии празднуется первая майская пятница.
- В России день секретаря приходится на осень, а точнее — на третью пятницу сентября.
В 2005 году секретари из нескольких крупных городов РФ решили создать инициативную группу и при поддержке журнала «Секрет@рь.RU» учредили праздник для всех административных работников.
Кто празднует
У слова «секретарь» много разных значений, потому что строго ограничить круг функций этого офисного сотрудника весьма сложно:
- помощник руководителя, его «правая рука» — нередко выполняет функции заместителя начальника, ведет всю документацию, а также деловые (иногда и личные) переговоры своего непосредственного руководителя;
- ресепшионист — должен принимать клиентов компании, умело пользоваться любой офисной техникой, грамотно вести телефонные переговоры;
- референт — ведет делопроизводство, может сопровождать руководителя на переговорах, чтобы запротоколировать их, а также координирует работу разных отделов компании, выполняя поручения начальства;
- офис-менеджер — может выполнять и функции референта, но чаще все же человек, занимающий подобную должность, регистрирует входящую и исходящую корреспонденцию, следит за тем, чтобы у всех сотрудников офиса было все необходимое для работы, организует встречи и переговоры;
- администратор — как правило, нужен компаниям, куда приходит много посетителей, т.к. он должен обеспечивать комфортное пребывание клиентов в офисе организации.
Люди, занимающие все эти должности, обязательно должны знать, какого числа день секретаря, потому что имеют полное право называть это своим профессиональным праздником.
Празднование
Едва ли какая-то организация позволит себе мероприятие на широкую ногу в будний день. Однако, поскольку это пятница, после окончания рабочего времени вполне уместно устроить небольшое торжество в рамках офиса:
- Если руководитель считает нужным поощрить кого-то из административных работников, то мероприятие — отличное время, чтобы сделать это. Возможно, кто-то из сотрудников офиса получит материальное вознаграждение в виде премии, прибавку к зарплате или дополнительный выходной.
- Сами сотрудники могут устроить небольшую вечеринку с конкурсами на лучшего административного работника. Они могут быть как шуточными (к примеру, как можно быстрее обклеить себя стикерами), так и более серьезными — максимально правильно и оперативно составить образец какого-то документа.
- Иногда к поздравлениям с днем секретаря присоединяются администрации городов, объявляя масштабные конкурсы для выявления лучшего в своей профессии. Референты, офис-менеджеры, администраторы и др. готовят презентации и доклады, где ярко и доходчиво объясняют, почему они выбрали эту профессию, и предлагают идеи, как улучшить свою работу. Возможно, какая-то часть презентации должна быть написана на иностранном языке, т.к. знание такового нередко выдвигается как одно из требований к секретарскому работнику.
В больших компаниях к празднованию может быть приурочено посещение административным персоналом курсов повышения квалификации. Ведь делопроизводство не стоит на месте: появляются новые требования к составлению документов, новые компьютерные программы для ведения баз данных и т.д.
Примерно в 85 % случаев должность референтов, офис-менеджеров, ресепшионистов и т.п. занимают женщины. Оставшиеся 15 % отводится мужчинам, которые чаще всего выполняют функции помощника руководителя, не считают себя обычным административным сотрудником и редко отмечают свой профессиональный праздник.